Polityka Prywatności serwisu OneRMA

Wersja: 1.0

Data wejścia w życie: 12 kwietnia 2026 r.

1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób fizycznych korzystających z serwisu internetowego OneRMA dostępnego pod adresem https://onerma.com/ oraz z aplikacji OneRMA.
2. Administratorem Państwa danych osobowych jest ProBPM sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Biskupińska 58B/6B, 60-463 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000507954, NIP: 7811895276, REGON: 302707697.
3. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. ("RODO") oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
4. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem rodo@probpm.pl.

2. Kogo dotyczy niniejsza Polityka

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje przetwarzanie danych osobowych w następujących relacjach:

1. Odwiedzający stronę https://onerma.com/ – osoby odwiedzające stronę internetową OneRMA, w tym korzystające z formularza kontaktowego.
2. Usługobiorcy OneRMA oraz ich pracownicy/współpracownicy – osoby zakładające Konto, logujące się do aplikacji OneRMA i korzystające z jej funkcjonalności.
3. Klienci Usługobiorców – osoby składające zgłoszenia reklamacyjne, zwroty lub wymiany za pośrednictwem publicznych formularzy prowadzonych przez Usługobiorców.

W odniesieniu do danych Klientów Usługobiorców administratorem danych jest Usługobiorca. ProBPM sp. z o.o. działa w tym zakresie jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia zawartej z Usługobiorcą (Załącznik nr 1 do Regulaminu Usługi OneRMA). Niniejsza Polityka nie zastępuje obowiązku informacyjnego spoczywającego na Usługobiorcy wobec jego Klientów.

3. Dane zbierane od odwiedzających stronę https://onerma.com/

3.1 Formularz kontaktowy

1. Na stronie https://onerma.com/ Administrator udostępnia formularz kontaktowy, za pośrednictwem którego można przesłać zapytanie.
2. W formularzu kontaktowym Administrator zbiera: imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości i opcjonalnie nazwę firmy oraz numer telefonu.
3. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiadaniu na zapytania).
4. Dane są przechowywane przez 12 miesięcy od daty ostatniego kontaktu. Jeżeli kontakt doprowadzi do zawarcia umowy, stosuje się zasady przetwarzania właściwe dla Usługobiorców.

3.2 Analityka ruchu (Google Analytics 4)

1. Strona https://onerma.com/ korzysta z narzędzia Google Analytics 4 w celu analizy ruchu na stronie.
2. Google Analytics 4 zbiera dane zanonimizowane lub pseudonimizowane dotyczące: odwiedzanych podstron, czasu spędzonego na stronie, typu urządzenia, przybliżonej lokalizacji (miasto/kraj), źródła ruchu.
3. Konfiguracja Google Analytics 4 obejmuje anonimizację adresów IP oraz wyłączenie funkcji reklamowych, w tym remarketingu. Administrator zawarł z Google Ireland Limited umowę dotyczącą przetwarzania danych.
4. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – wyrażana przez odwiedzającego w banerze cookie przy pierwszej wizycie.
5. Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez Google: https://policies.google.com/privacy.

3.3 Pliki cookies

1. Strona wykorzystuje pliki cookies – niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika.
2. Rodzaje stosowanych plików cookies:
   • Niezbędne – konieczne do poprawnego działania strony, np. zapamiętanie preferencji językowych, stanu zalogowania. Nie wymagają zgody.
   • Analityczne – Google Analytics 4, służą do analizy sposobu korzystania ze strony. Wymagają zgody.
3. Zgoda na pliki cookies analityczne jest dobrowolna i można ją wycofać w dowolnym momencie poprzez ustawienia przeglądarki lub ponowne skorzystanie z banera cookie.
4. Szczegółowy wykaz plików cookies znajduje się w sekcji 8 niniejszej Polityki.

4. Dane Usługobiorców OneRMA i ich użytkowników

4.1 Dane zbierane przy rejestracji i korzystaniu z Konta

1. Przy zakładaniu Konta w OneRMA Administrator zbiera:
   • Dane firmy: nazwa, adres, NIP, REGON, KRS (jeśli dotyczy);
   • Dane osoby zakładającej Konto: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, opcjonalnie numer telefonu;
   • Hasło – przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (bcrypt), niemożliwego do odszyfrowania;
   • Dane użytkowników dodawanych przez Usługobiorcę: imię i nazwisko, adres e-mail, rola, hasło (skrót kryptograficzny).

4.2 Dane zbierane w trakcie korzystania z aplikacji

1. Dane operacyjne: znaczniki czasu logowania, aktywne sesje, zmiany w konfiguracji Konta.
2. Logi systemowe: adres IP, identyfikator sesji, przeglądarka (User-Agent), wykonywane operacje – zbierane dla celów bezpieczeństwa, diagnostyki i wykrywania nadużyć.
3. Dane rozliczeniowe: informacje o płatnościach, fakturach, statusie subskrypcji.

4.3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.4 Okres przechowywania danych

1. Dane Konta Usługobiorcy oraz dane użytkowników są przechowywane przez cały okres funkcjonowania Konta oraz przez 5 lat od daty jego zamknięcia – w celu dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń.
2. Dane rozliczeniowe (faktury, ewidencja VAT) są przechowywane przez 6 lat zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i ustawy o VAT.
3. Logi systemowe są przechowywane przez 6 miesięcy.
4. Po upływie wskazanych okresów dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

5. Dane Klientów Usługobiorców (dane powierzone)

1. Dane osobowe Klientów Usługobiorcy (osób zgłaszających reklamacje, zwroty lub wymiany) są przetwarzane przez ProBPM sp. z o.o. wyłącznie jako podmiot przetwarzający – na podstawie umowy powierzenia zawartej z Usługobiorcą.
2. Administratorem tych danych jest Usługobiorca, który samodzielnie określa cele i środki przetwarzania oraz odpowiada za obowiązki informacyjne wobec swoich Klientów.
3. Szczegółowe zasady powierzenia opisuje Załącznik nr 1 do Regulaminu Usługi OneRMA.
4. Jeżeli są Państwo Klientem Usługobiorcy i chcą Państwo uzyskać informacje o swoich danych, skorygować je lub usunąć – należy skontaktować się bezpośrednio z Usługobiorcą (sklepem, do którego złożono zgłoszenie). ProBPM sp. z o.o. może realizować takie wnioski wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy.

6. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być ujawnione następującym kategoriom odbiorców:

1. Podmioty publiczne uprawnione na podstawie odrębnych przepisów (organy podatkowe, organy ścigania, sądy) – na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań.
2. Dostawcy usług IT:
   • Cybernet-Soft Piotr Goździejewski (ul. Orzechowa 2, 62-002 Jelonek) – hosting infrastruktury serwerowej w Polsce.
3. Dostawcy usług analitycznych:
   • Google Ireland Limited – Google Analytics 4 (dane zanonimizowane lub pseudonimizowane osób odwiedzających stronę https://onerma.com/).
4. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – faktury wystawiane Usługobiorcom będącym podatnikami VAT w Polsce są przesyłane do KSeF prowadzonego przez Ministerstwo Finansów Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
5. Biuro rachunkowe obsługujące ProBPM sp. z o.o. – w zakresie niezbędnym do prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych, na podstawie umowy powierzenia.

Aktualna lista podwykonawców jest publikowana pod adresem https://onerma.com/pl/legal/podwykonawcy.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

1. Prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz informacji o sposobie ich przetwarzania (art. 15 RODO).
2. Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO).
3. Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"), w granicach określonych przepisami (art. 17 RODO).
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO).
7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).
8. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem rodo@probpm.pl. Administrator odpowiada na wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca od jego otrzymania.

8. Pliki cookies – szczegółowy wykaz

Zarządzanie plikami cookies jest możliwe z poziomu przeglądarki internetowej – wyłączenie części plików może jednak ograniczyć funkcjonalność serwisu.

9. Transfer danych poza EOG

Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Wyjątkiem jest korzystanie z Google Analytics 4 – Google Ireland Limited jako administrator tego narzędzia może przekazywać dane do spółek z Grupy Google w innych jurysdykcjach, w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych protokołem TLS;
• przechowywanie haseł w postaci skrótów kryptograficznych;
• regularne kopie bezpieczeństwa i testy odtwarzania;
• zarządzanie uprawnieniami dostępowymi zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień;
• separacja środowisk produkcyjnego, testowego i developerskiego;
• monitorowanie systemu pod kątem nieautoryzowanego dostępu;
• logiczna izolacja danych poszczególnych Usługobiorców.

11. Automatyzacja i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływały.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmian niniejszej Polityki Prywatności. O zmianach Administrator poinformuje Usługobiorców za pośrednictwem e-maila oraz publikując aktualną wersję pod adresem https://onerma.com/pl/legal/polityka-prywatnosci. Historia zmian wraz z datami obowiązywania jest dostępna na tej samej stronie.

Niniejsza wersja Polityki Prywatności obowiązuje od dnia 12 kwietnia 2026 r.